flag Судова влада України
Гаряча лінія Державної судової адміністрації України 0 800 501 492

Наказ Державної судової адміністрації України від 4 лютого 2005 року N 11

Про затвердження Інструкції про порядок проведення контрольних заходів контрольно-ревізійним сектором Державної судової адміністрації України

Наказ Державної судової адміністрації України
від 4 лютого 2005 року N 11

Зареєстровано в Міністерстві юстиції України
13 липня 2005 р. за N 749/11029

На виконання статей 22, 26 Бюджетного кодексу України, постанови Кабінету Міністрів України від 22 травня 2002 року N 685 "Про здійснення міністерствами, іншими центральними органами виконавчої влади внутрішнього фінансового контролю", із змінами, НАКАЗУЮ:

1. Затвердити Інструкцію про порядок проведення контрольних заходів контрольно-ревізійним сектором Державної судової адміністрації України, що додається.

2. Інструкція набирає чинності через 10 днів після її державної реєстрації у Міністерстві юстиції України.

3. Контроль за виконанням цього наказу покласти на заступника Голови Державної судової адміністрації України Богданова Л. В.

Голова

В. Карабань

 

 

ЗАТВЕРДЖЕНО
наказом Державної судової адміністрації України
від 4 лютого 2005 р. N 11

Зареєстровано
в Міністерстві юстиції України
13 липня 2005 р. за N 749/11029

 


ІНСТРУКЦІЯ
про порядок проведення контрольних заходів контрольно-ревізійним сектором Державної судової адміністрації України

1. Загальні положення

1.1. Ця Інструкція, розроблена на підставі Бюджетного кодексу України, постанови Кабінету Міністрів України від 22.05.2002 N 685 "Про здійснення міністерствами, іншими центральними органами виконавчої влади внутрішнього фінансового контролю" (із змінами), Указів Президента України від 23.07.98 N 817 "Про деякі заходи з дерегулювання підприємницької діяльності" (із змінами) та від 27.08.2000 N 1031 "Про заходи щодо підвищення ефективності контрольно-ревізійної роботи", наказу ГоловКРУ України від 18.11.2003 N 274 "Про затвердження Порядку взаємодії органів державної контрольно-ревізійної служби з контрольно-ревізійними підрозділами міністерств, інших центральних органів виконавчої влади, їх територіальних органів при здійсненні планових та позапланових контрольних заходів", зареєстрованого в Мін'юсті України від 03.12.2003 за N 1112/8433, визначає порядок проведення підрозділом внутрішнього фінансового контролю контрольних заходів фінансово-господарської діяльності судів загальної юрисдикції, територіальних управлінь державної судової адміністрації та підприємств, установ, організацій, що належать до сфери управління Державної судової адміністрації України.

1.2. Працівник, що здійснює контрольний захід, виконує службове доручення й безпосередньо підпорядковується керівнику контрольно-ревізійного сектору (далі - КРС). Втручання органів виконавчої влади, включаючи правоохоронні, та органів місцевого самоврядування, їхніх посадових осіб, засобів масової інформації, об'єднань громадян та їхніх представників чи окремих громадян у діяльність КРС, що здійснюється в межах чинного законодавства, забороняється.

1.3. Терміни, що їх ужито в цій Інструкції, мають такі значення:

1.3.1. Законодавство з фінансових питань - сукупність чинних Законів України та інших нормативно-правових актів, якими регулюються процеси мобілізації, розподілу та використання фінансових ресурсів держави, а також грошові, кредитні й товарообмінні відносини.

1.3.2. Фінансова дисципліна - стан дотримання судами загальної юрисдикції, територіальними управліннями державної судової адміністрації, підприємствами та організаціями, що належать до сфери управління Державної судової адміністрації України, визначених законодавством фінансово-правових норм.

1.3.3. Фінансове правопорушення - дія або бездіяльність посадових осіб судів загальної юрисдикції, територіальних управлінь державної судової адміністрації та підприємств, організацій, що належать до сфери управління Державної судової адміністрації України, наслідком яких стало невиконання фінансово-правових норм.

1.3.4. Об'єкти контролю - суди загальної юрисдикції, територіальні управління державної судової адміністрації, підприємства, установи та організації, що належать до сфери управління Державної судової адміністрації України.

1.3.5. Суб'єкти контролю - КРС Державної судової адміністрації України.

1.3.6. Ревізор - працівник КРС Державної судової адміністрації України, який здійснює, у межах своєї компетенції, організаційно-розпорядчі та консультативно-дорадчі функції щодо контролю за використанням об'єктами контролю Державної судової адміністрації України коштів і матеріальних цінностей, їх збереженням, веденням і достовірністю бухгалтерського обліку та фінансової звітності.

1.3.7. Правоохоронні органи - органи прокуратури, внутрішніх справ, служби безпеки, підрозділи податкової міліції.

1.3.8. Збитки - незаконні грошові або матеріальні витрати, проведені підконтрольним об'єктом контрольного заходу, утрата або пошкодження його майна, а також не одержані ними доходи, які б він одержав, якби зобов'язання були виконані боржником у межах терміну позовної давності.

1.3.9. Акт (довідка) контрольного заходу - службовий двосторонній документ, який стверджує факт проведення комплексного планового чи позапланового контрольного заходу, що відображає її результати стосовно наслідків окремих фінансово-господарських операцій чи діяльності об'єкта контролю в цілому і є носієм доказової інформації про виявлені й систематизовані за економічною однорідністю недоліки в господарюванні та порушення Законів України й інших нормативно-правових актів.

1.3.10. Службова таємниця - склад і обсяг відомостей, що є в розпорядженні КРС або його посадової особи стосовно об'єктів контролю, контрольних, правоохоронних та інших державних органів, їх працівників, способів досягнення визначених законодавством завдань, що необхідні для якісного проведення контрольно-ревізійних дій, забезпечення відповідної їх раптовості та ефективності і які з цієї причини на певний період не підлягають зовнішньому чи внутрішньому розголошенню.

Службовими таємницями, зокрема, є:

• положення плану контрольно-ревізійної роботи на термін до часу повідомлення об'єкта контролю про початок проведення контрольного заходу;

• факти виявлених під час проведення контрольних заходів порушень, зловживань до їх повного документального підтвердження й закріплення в актах, а також заплановані з цією метою раптові інвентаризації готівки й майна, контрольні обміри та інші ревізійні дії;

• надані правоохоронними органами оперативні та інші відомості щодо діяльності об'єктів контролю (учинені порушення, зловживання посадових осіб, письмові пояснення посадовими особами, протоколи допиту з конкретних питань тощо);

• конкретні пояснення посадових осіб щодо виявлених фактів зловживань, крадіжок тощо;

• відомості, які містяться у зверненнях громадян щодо їхнього (чи інших громадян) особистого життя, та інша інформація, що зачіпає (порушує) їхні права та законні інтереси;

• документи, що становлять внутрівідомчу службову кореспонденцію (доповідні записки, переписка між підрозділами, матеріали колегій тощо), якщо вони пов'язані з розробкою напряму діяльності КРС, процесом прийняття рішень і передують їх прийняттю;

• чернетки матеріалів контрольних заходів.

1.3.11. Бюджетне правопорушення - це недотримання учасником бюджетного процесу встановленого Бюджетним кодексом України та іншими нормативно-правовими актами порядку складання, розгляду, затвердження, унесення змін, виконання бюджету чи звіту про виконання бюджету.

1.3.12. Контрольний захід - це сукупність способів і методичних прийомів фінансового контролю (ревізія, перевірка, оцінка, розслідування та вивчення), які застосовуються КРС у межах повноважень, визначених нормативно-правовими актами, що регулюють його діяльність і спрямовані на повний комплекс (систему) або окремі процеси (етапи) фінансово-господарської діяльності об'єктів контролю, пов'язаної з використанням бюджетних коштів, державного і комунального майна.

1.3.13. Планові контрольні заходи - це контрольні заходи, що включені до відповідних планів контрольних заходів КРС Державної судової адміністрації України.

1.3.14. Позапланові контрольні заходи - контрольні заходи, що не включені до відповідних планів КРС Державної судової адміністрації України і здійснюються в межах його компетенції та повноважень за дорученнями ініціаторів контрольних заходів і зверненнями правоохоронних органів та органів місцевого самоврядування, суб'єктів господарювання і громадян.

Інші терміни вживаються у значеннях, визначених стандартами, затвердженими наказами ГоловКРУ України.

2. Основні завдання контрольного заходу

2.1. Основним завданням КРС є органічне поєднання попередження, виявлення та ліквідації вад і порушень у використанні фінансових ресурсів, поліпшення функціонування об'єктів контролю, а також:

2.1.1 організація здійснення внутрішнього фінансового контролю;

2.1.2 розроблення пропозицій щодо усунення виявлених недоліків і порушень фінансової дисципліни та запобігання їм надалі;

2.1.3 підготовка матеріалів про стан фінансової дисципліни об'єктів контролю та розгляд їх на колегіях Державної судової адміністрації України;

2.1.4 підготовка звітів про контрольно-ревізійну роботу та подання їх до керівництва Головного контрольно-ревізійного управління України за встановленими формами у визначені терміни.

2.2. КРС Державної судової адміністрації України перевіряє:

2.2.1 обґрунтованість бюджетних запитів, дотримання фінансово-бюджетної, кошторисної дисципліни, збереження і цільове використання бюджетних коштів та коштів державних цільових фондів;

2.2.2 збереження і використання державного майна;

2.2.3 ефективність використання матеріальних і фінансових ресурсів, своєчасність документального оформлення господарських операцій, повноту виявлення та мобілізації внутрішньогосподарських резервів, причини непродуктивних витрат і втрат;

2.2.4 економічний стан об'єктів контролю, результати виконання виробничих та фінансових планів;

2.2.5 правильність ведення бухгалтерського обліку та фінансової звітності, своєчасність і повноту відображення в обліку фінансових, кредитних та розрахункових операцій, а також законність їх здійснення, виконання зобов'язань перед бюджетом і кредиторами;

2.2.6 додержання порядку формування, установлення та застосування цін і тарифів;

2.2.7 стан виконання заходів, спрямованих на усунення недоліків, виявлених попереднім контрольним заходом;

2.2.8 додержання встановленого порядку закупівлі товарів (робіт, послуг) за державні кошти;

2.2.9 виконання інших завдань з питань, визначених наказами керівництва Державної судової адміністрації України.

2.3. При проведенні контрольних заходів об'єктів контролю Державної судової адміністрації України здійснюються:

2.3.1 перевірка забезпечення керівництвом об'єкта контролю дотримання законодавства, що стосується підвищення ефективності витрачання бюджетних коштів, оплати праці працівників бюджетної сфери, посилення фінансово-бюджетної дисципліни;

2.3.2 перевірка стану дотримання фінансової дисципліни; аналіз обґрунтованості та правильності обчислення показників загального та спеціального фондів кошторису, відповідність узятих бюджетних зобов'язань виділеним бюджетним асигнуванням; перевірка цільового, економного, ефективного використання та збереження коштів і майна; правильність, повнота та достовірність ведення бухгалтерського обліку та складання фінансової звітності;

2.3.3 виявлення і перевірка по суті фінансових операцій, які підлягають фінансовому моніторингу.

 

3. Планування, організація і проведення контрольних заходів

3.1. Контрольні заходи проводяться на підставі піврічних планів, затверджених Головою Державної судової адміністрації України та погоджених з Головним контрольно-ревізійним управлінням України.

3.2. Позапланові контрольні заходи проводяться за наказом Голови Державної судової адміністрації України, іншого органу виконавчої влади або їх територіального органу. Про рішення щодо проведення позапланового контрольного заходу інформується ГоловКРУ або його територіальний орган за 10 днів до початку такого заходу.

3.3. При плануванні та проведенні контрольних заходів ревізори зобов'язані забезпечувати дотримання службової таємниці. За розголошення державних та службових таємниць ревізори несуть установлену законодавством відповідальність.

3.4. На проведення кожного контрольного заходу Державною судовою адміністрацією України видаються відповідний наказ та наказ про відрядження, якщо об'єкт контролю розташований в іншій місцевості.

3.5. Ревізори зобов'язані пред'являти керівнику об'єкта контролю посвідчення про проведення контрольного заходу або копію наказу про призначення контрольного заходу.

3.6. До участі в контрольних заходах, які проводяться ревізорами, можуть залучатись відповідно до наказу Державної судової адміністрації України спеціалісти апарату Державної судової адміністрації України та економічних, бухгалтерських і інших структурних підрозділів підприємств, установ і організацій, які належать до сфери управління Державної судової адміністрації.

3.7. Для запобігання паралелізму й дублюванню, для забезпечення ефективної взаємодії в роботі органи державної контрольно-ревізійної служби та КРС Державної судової адміністрації України можуть проводити на об'єктах контролю спільні контрольні заходи.

3.8. Термін проведення контрольного заходу не повинен перевищувати 30 робочих днів. Цей термін може бути продовжений з дозволу керівника, який призначив проведення контрольного заходу. Строки проведення контрольних заходів та склад груп визначаються з урахуванням обсягу роботи.

3.9. Проведенню контрольного заходу повинна передувати підготовка, зокрема вивчення матеріалів, які стосуються діяльності та фінансового стану установи, яка підлягає проведенню контрольного заходу. На основі цих матеріалів розробляється програма контрольного заходу, у якій визначаються період, за який проводиться контрольний захід, основні питання, на яких слід зосередити увагу. Програма затверджується керівництвом Державної судової адміністрації України.

3.10. На підставі затвердженої програми складається план контрольного заходу з визначенням конкретних питань, виконавців, періодів та термінів виконання. У період проведення контрольного заходу при потребі до програми і плану можуть вноситися зміни та доповнення.

3.11. Керівник групи, з відома керівництва об'єкта контролю, ознайомлює з умовами та особливостями його роботи, із станом збереження готівки і матеріальних цінностей, основних засобів, організовує перевірку каси, інвентаризацію матеріальних цінностей (якщо ці питання увійшли до програми) та вживає інших необхідних дій щодо створення умов для нормального проведення контрольного заходу.

3.12. Ревізори мають право вимагати від керівництва об'єкта контролю створення інвентаризаційних комісій для проведення інвентаризації та комісій з проведення контрольних обмірів виконаних робіт, а також інших заходів, спрямованих на перевірку стану збереження грошових коштів і матеріальних цінностей.

3.13. Ревізори мають право звертатись до підприємств, установ і організацій, які не належать до сфери управління Державної судової адміністрації України, для отримання довідок та копій документів, пов'язаних з операціями, що перевіряються.

3.14. Ревізорам на об'єкті контролю, що перевіряється, надається приміщення для роботи, можливість користуватися зв'язком, розмножувальною технікою, іншими послугами для забезпечення нормальних умов праці.

3.15. Якщо в ході контрольного заходу буде встановлено, що на об'єкті контролю відсутній належний бухгалтерський облік, що унеможливлює його проведення, то ревізори подають керівництву Державної судової адміністрації України доповідну записку, на підставі якої пред'являються письмові вимоги керівництву об'єкта контролю щодо відновлення бухгалтерського обліку з визначенням конкретних строків виконання цієї роботи. У таких випадках контрольні заходи слід відновити після поновлення бухгалтерського обліку. Ревізори не повинні поновлювати облік на об'єкті контролю, який підлягає перевірці, та проводити контрольні заходи за поновленим ними бухгалтерським обліком.

3.16. Окремі питання фінансово-господарської діяльності об'єктів контролю у разі включення цих питань до програми перевіряються шляхом:

перевірки дотримання Законів України та нормативно-правових актів;

уважного й усебічного вивчення бухгалтерських та інших документів;

перевірки правильності відображення здійснених операцій в бухгалтерському обліку і фінансовій звітності;

перевірки фактичних методів контролю - інвентаризації, контрольних обмірів, обстежень тощо;

перевірки дотримання проведення індексації матеріальних цінностей.

3.17. При виявленні фактів порушень законодавства, фактів незаконного й нецільового витрачання державних коштів, приховування від бюджету належних йому платежів та інших порушень фінансової дисципліни або зловживань ревізори повинні установити розмір шкоди і заподіяних збитків, причини й обставини їх виникнення, осіб, з вини яких вони допущені. Розмір збитків визначається відповідно до чинного законодавства.

3.18. При виявленні під час проведення контрольного заходу фактів нецільового використання бюджетних коштів, марнотратства, зловживання службовим становищем та інших грубих порушень фінансово-господарської дисципліни матеріали із супровідним листом, підписаним керівництвом Державної судової адміністрації України, передаються до правоохоронних органів.

3.19. Вилучення ревізорами необхідних оригіналів документів у разі, якщо їх збереження на об'єкті контролю не гарантується, а також у разі виявлення фіктивних документів, підробок і фальсифікацій проводиться на строк до закінчення контрольного заходу. У справах об'єкта контролю залишається акт вилучення та копії або реєстр вилучених документів, завірені підписами ревізорів та головного бухгалтера або іншої відповідальної особи об'єкта контролю, який ревізується. Про вилучення в період контрольного заходу оригіналів необхідних документів невідкладно письмово повідомляється правоохоронний орган, який вирішує питання щодо забезпечення їх збереження, а після завершення контрольного заходу - щодо потреби в долученні їх до справи.

3.20. Основні питання, які необхідно включати до програми проведення контрольних заходів:

а) наявність єдиного кошторису доходів і видатків об'єкта контролю, організації, правильність і обґрунтованість його формування. Під час перевірки цього питання слід користуватися Порядком складання, розгляду, затвердження та основними вимогами до виконання кошторисів бюджетних установ, затвердженим постановою Кабінету Міністрів України від 28.02.2002 N 228 (із змінами);

б) правильність списання на витрати коштів і матеріальних цінностей за кожною зі статей кошторису, наявність належно оформлених касових, банківських та інших бухгалтерських документів, їх достовірність; схоронність (стан збереження) коштів і матеріальних цінностей та правильність ведення їх обліку;

в) під час перевірки витрачання коштів на заробітну плату слід, зокрема, перевірити правильність установлення і застосування посадових окладів (ставок) заробітної плати, доплат, надбавок, виплат за заміщення і сумісництво та премій відповідно до чинних нормативних актів; чи не допускались виплати зарплати за невідпрацьований час (за час перебування працівників у відпустках, на лікуванні тощо), а також чи не допускалось списання на витрати коштів за фіктивними відомостями на виплату зарплати, з відомостями минулих років (за минулі періоди), на підставних і вигаданих осіб; правильність підсумків у відомостях на виплату заробітної плати, чи не допускались у відомостях на виплату заробітної плати підчистки, дописки і виправлення цифр з метою збільшення суми виплаченої заробітної плати. За наявності підчисток, дописок, виправлень необхідно переконатись у тому, чи власноручно зроблені підписи відповідними працівниками і чи не зроблено це з метою привласнення коштів. Чи правильним є утримання податків із заробітної плати працівників об'єкта контролю і чи були своєчасними і повними перерахування їх до бюджету, а також відрахування до державних цільових фондів, правильність відображення цих операцій за бухгалтерським обліком;

г) під час перевірки витрат на відрядження слід керуватись чинним законодавством з цього питання. У разі, якщо мали місце відрядження працівників, які працюють в установі за сумісництвом, або тих, які постійну роботу в даній установі суміщають з роботою в інших установах, організаціях чи на підприємствах, доцільно переконатись, чи не мала місця подвійна компенсація витрат на відрядження;

ґ) ревізія канцелярських і господарських витрат проводиться шляхом перевірки правильності застосування норм, цін і тарифів на опалення, освітлення, водопостачання, каналізацію; чи не завищувались у документах на оплату господарських та інших витрат показники, від яких залежить розмір оплати, чи забезпечувалось відшкодування витрат за користування комунальними послугами орендарями, правильність надання комунальних послуг окремим категоріям працівників; з витратами на утримання автотранспорту перевіряється правильність застосування норм витрат пально-мастильних матеріалів, заповнення маршрутних листів, використання автотранспорту за призначенням; витрати на поточний ремонт перевіряються шляхом вивчення правильності складання кошторисів на такий ремонт, застосування розцінок, відповідності списання матеріалів до обсягу виконаних робіт з поточного ремонту (у разі необхідності робляться контрольні заміри виконаних і оплачених робіт); канцелярські і поштово-телеграфні витрати перевіряються, виходячи з необхідності максимальної ощадливості в їх використанні, зокрема недопущення оплати особистих міжміських телефонних розмов за рахунок державних коштів тощо;

д) ревізія витрачання коштів на придбання устаткування, обладнання та інвентарю повинна відповісти в першу чергу на питання, чи забезпечено ощадливе їх витрачання та збереження, у тому числі чи додержано встановлені граничні суми таких витрат, чи не витрачались вони на придбання зайвого і взагалі непотрібного інвентарю, устаткування і обладнання, які тривалий час містяться на складі і не використовуються, чи не видавалися інвентар і обладнання в особисте користування окремих працівників об'єкта контролю;

е) ревізія витрачання коштів на капітальний ремонт приміщень і споруд, як правило, провадиться із залученням фахівців-будівельників, за допомогою яких перевіряється, чи не допущено при оплаті виконаних робіт приписок до фактично виконаних обсягів робіт та неправильного застосування розцінок і зайвого списання матеріалів. Перевірка документів щодо обсягів виконаних робіт та їх оплати, а також контрольний обмір виконаних робіт проводиться з обов'язковою участю в них відповідальних представників замовника і підрядчика. Якщо ремонтно-будівельні роботи проводились господарським способом, то необхідно особливо ретельно перевірити правильність нарахування і виплати заробітної плати та переконатись, чи не нараховувалась і не сплачувалась зарплата на підставних і вигаданих осіб та чи зайво (надміру) не списувались на витрати будівельні матеріали;

є) на початку або в період проведення контрольних заходів проводиться вибіркова інвентаризація (за окремим найменуванням) продуктів, устаткування, обладнання та інвентарю, визначається правильність його списання (яке стало непридатним) відповідно до чинного законодавства, чи не мали місця факти заміни щойно придбаного (нового) інвентарю зношеним (старим), яких було вжито заходів до матеріально відповідальних осіб при виявленні у них недостач матеріальних цінностей, зокрема, у яких розмірах стягувались ці недостачі;

ж) під час проведення контрольних заходів необхідно також перевірити, чи не мали місце факти використання бюджетних коштів на приховане кредитування суб'єктів підприємницької діяльності, використання коштів та матеріальних цінностей на госпрозрахункову діяльність, чи не залучаються з цією метою бюджетні кошти на укладання різних угод, у тому числі і про спільну діяльність бюджетних установ із суб'єктами підприємницької діяльності; чи не допускались факти, коли бюджетні кошти, замість витрачання їх на першочергові і невідкладні заходи, спрямовувались на вкладні (депозитні) рахунки; законність формування та правильність використання коштів спеціального фонду кошторису, яким був стан розрахункової дисципліни, зокрема дебіторської і кредиторської заборгованості; розрахунки з бюджетом; стан бухгалтерського обліку і звітності, їх достовірність;

з) під час проведення контрольних заходів використання бюджетних коштів підлягають перевірці документи, які пов'язані з операціями за касою та за кожним відкритим рахунком у банках за час, який минув після попередньої ревізії, а при виявленні зловживань - і за більш тривалий період. При цьому касові операції повинні відповідати Положенню про ведення касових операцій у національній валюті в Україні, затвердженому постановою Правління Національного банку України від 15.12.2004 N 637, зареєстрованому в Міністерстві юстиції України 13.01.2005 за N 40/10320. Ведення бухгалтерського обліку повинно відповідати чинному законодавству;

и) правильність і ефективність використання іноземної валюти, яка є в їхньому віданні (розпорядженні), зокрема витрачання її на відрядження за кордон;

і) стан контролю за схоронністю, збереженням та ефективним використанням державного майна, закріпленого за об'єктами контролю;

ї) стан бухгалтерського обліку та достовірність фінансової звітності;

й) правильність витрачання коштів на утримання апарату;

к) стан роботи з кадрами, їх плинність, розстановку і виховання, роботу з підвищення ділової кваліфікації, трудову дисципліну, укомплектованість штатів, виконання рішень вищих органів і власних рішень.

3.21. Ураховуючи те, що одним із завдань КРС є здійснення контролю за збереженням готівки і матеріальних цінностей, ревізорам під час проведення ревізії об'єктів контролю державної форми власності необхідно з'ясувати:

• скільки і які рахунки відкрито в банках, ретельно перевірити касу, касові й банківські операції, у разі необхідності звірити в банках їх виписки, окремі грошові й інші документи, які зберігаються на об'єкті контролю, з такими самими документами в банках і переконатись у їх ідентичності і достовірності;

• стан розрахунків за відпущену продукцію (надані послуги тощо), звернувши особливу увагу на дебіторську заборгованість з тривалим строком її утворення, за якою недостатньо вживалось заходів щодо погашення, а також на товари (продукцію), які тривалий час перебувають у дорозі, товари відвантажені, але не оплачені в строк, товари на відповідальному зберіганні, ретельно вивчити суми дебіторської заборгованості, за якою минули строки позовної давності і суми якої списані на збитки, чи вживались заходи щодо стягнення цієї заборгованості;

• наявність договорів про матеріальну відповідальність з матеріально відповідальними особами;

• дотримання чинних положень щодо проведення інвентаризацій готівки і матеріальних цінностей та регулювання інвентаризаційних різниць, якість проведених на об'єкті контролю інвентаризацій, у разі необхідності - організувати проведення інвентаризації (повної чи за окремими найменуваннями) товарів, матеріалів, готової продукції тощо; чи не допускалось перекриття недостач в одних матеріально відповідальних осіб лишками в інших;

• наявність заборгованості внаслідок недостач, розтрат і крадіжок, яка обліковується за бухгалтерським обліком підприємства, причини їх утворення, яких уживалося заходів щодо відшкодування цієї заборгованості;

• дотримання порядку видачі, використання і зберігання бланків довіреностей (доручень);

• правильність застосування норм витрат сировини і матеріалів, а також норм їх витрат та втрат готової продукції при транспортуванні і зберіганні; правильність утворення і використання фондів; правильність віднесення витрат на виробництво, відображення фінансових результатів за обліком, стан розрахунків з бюджетом, правильність ведення і достовірність бухгалтерського обліку і фінансової звітності. При цьому стан бухгалтерського обліку слід перевіряти на всіх етапах ревізії, тобто під час перевірки кожного без винятку питання ревізії, накопичувати і узагальнювати виявлені недоліки для ґрунтовного висвітлення їх в акті контрольного заходу.

 

4. Оформлення результатів контрольних заходів, заходи щодо усунення виявлених недоліків і порушень

4.1. Наслідки контрольних заходів оформляються актом (довідкою) контрольного заходу, який підписується керівником ревізійної групи (ревізором), керівником та головним (старшим) бухгалтером перевіреного об'єкта контролю. Кінцевою датою написання акта є останній день проведення контрольного заходу, зазначений у посвідченні на її проведення.

Перевірка окремих питань, передбачених окремим робочим планом проведення контрольних заходів, оформляється окремими актами (довідками), які підписуються ревізором та головним (старшим) бухгалтером об'єкта контролю.

4.2. Результати контрольних заходів оформляються довідкою контрольного заходу, але в усіх випадках виявлення порушень чинного законодавства, зловживань, приписок, серйозних недоліків у веденні обліку і звітності, коли державі завдано збитків тощо, - за наслідками складається акт, а не довідка.

4.3. Акт (довідка) контрольного заходу централізованої бухгалтерії, яка обслуговує ряд установ, підписується керівником ревізійної групи, керівником органу, при якому утворена централізована бухгалтерія, та головним бухгалтером. Перед підписанням акта контрольних заходів з його змістом повинні бути ознайомлені керівники установ, у фінансовій діяльності яких виявлено недоліки та порушення фінансової дисципліни, про що вони повинні поставити свої підписи та дати пояснення окремо за кожним з виявлених недоліків і порушень.

4.4. Складений акт (довідка) контрольного заходу вручається для ознайомлення і підпису керівнику та головному бухгалтеру, а за їх відсутності - іншій уповноваженій особі, яка має право підпису фінансових документів, одним із зазначених способів:

а) особисто під підпис;

б) через канцелярію (загальний сектор) з відміткою на примірнику акта (довідки) контрольного заходу суб'єкта контролю дати реєстрації в журналі вхідної кореспонденції об'єкта контролю та підпису посадової особи канцелярії (загального сектору), яка здійснила реєстрацію;

в) рекомендованим поштовим відправленням з повідомленням. Керівник, головний (старший) бухгалтер або інша уповноважена особа, якій надано право підпису фінансових документів, ознайомлюються і підписують акт протягом не більше трьох робочих днів з дати його вручення (надходження). Акт (довідка) контрольного заходу реєструється в КРС відразу після підписання його уповноваженими особами об'єкта контролю. Якщо контрольні заходи проводились за межами населеного пункту, у якому перебуває контрольно-ревізійний підрозділ, то реєстрація акта (довідки) контрольного заходу здійснюється в день повернення керівника ревізійної групи з відрядження.

4.5. За наявності заперечень або зауважень щодо акта контрольного заходу керівник, головний (старший) бухгалтер або інша уповноважена ними особа підписують акт (довідку) контрольного заходу із застереженням про це перед своїми підписами і не пізніше ніж через п'ять робочих днів з дня його вручення (надходження) подають зауваження письмово суб'єкту контролю, який проводив контрольний захід. Якщо протягом зазначеного 5-денного терміну заперечення чи зауваження стосовно акта (довідки) контрольного заходу не надійдуть, то КРС має право здійснити належні заходи щодо реалізації матеріалів контрольного заходу (інформувати керівництво Державної судової адміністрації України, передати матеріали до правоохоронних органів).

У виняткових випадках за письмовим зверненням керівника об'єкта контролю термін подання заперечень чи зауважень може бути продовжений керівництвом Державної судової адміністрації України, за дорученням якого проводилися контрольні заходи.

4.6. Правильність обґрунтувань, фактів, викладених у запереченнях або зауваженнях, поданих до підписаного акта, ревізори повинні ретельно перевірити і в строк не пізніше 15 робочих днів із дня отримання заперечень дати щодо них письмовий висновок, який затверджується керівництвом Державної судової адміністрації України.

4.7. При відмові посадових осіб від ознайомлення та/або підписання акта (довідки) контрольного заходу ревізори засвідчують це відповідним актом про відмову за своїми підписами в день передання акта на ознайомлення й підписання. Одразу ж після складання акта про відмову від підписання, КРС має право здійснити належні заходи щодо реалізації матеріалів контрольного заходу з обов'язковим зазначенням у доповідних записках та супровідних листах за місцезнаходженням Державної судової адміністрації України чи правоохоронних органів факту відмови від ознайомлення з актом і від його підписання.

При надходженні зауважень до акта (довідки) контрольного заходу не пізніше як через 5 робочих днів з часу вручення (направлення) його на ознайомлення рішення про їх розгляд приймає керівник КРС.

4.8. Про результати контрольних заходів інформується керівництво Державної судової адміністрації України, а в необхідних випадках - Рада суддів України та правоохоронні органи.

4.9. У тих випадках, коли за виявленими фактами необхідно вжити термінових заходів щодо усунення порушень або притягнення до відповідальності осіб, які винні в зловживаннях, у період ревізії, не чекаючи на її закінчення, матеріали невідкладно надсилаються правоохоронним органам для відповідного реагування.

4.10. Результати контрольного заходу викладаються в акті (довідці) контрольного заходу на підставі перевірених даних і фактів, що випливають з наявних оригіналів документів (у тому числі вилучених у встановленому порядку іншими органами державного фінансового контролю або правоохоронними органами) об'єкта контролю, який ревізується; наслідків інвентаризацій, контрольних обмірів.

4.11. Під час складання акта (довідки) контрольного заходу повинна бути додержана об'єктивність, ясність і вичерпність опису виявлених фактів і даних.

4.12. Не допускаються включення до акта (довідки) контрольного заходу різного роду висновків, пропозицій та не підтверджених документами даних про фінансово-господарську діяльність об'єкта контролю, а також даних із слідчих матеріалів (протоколів допиту) та посилань на свідчення посадових осіб, які вони дали перед слідчими органами.

4.13. В акті контрольного заходу ревізори не повинні давати правову та/або морально-етичну оцінку дій посадових і матеріально відповідальних осіб об'єкта контролю, кваліфікувати їх наміри або оцінювати дії як "розкрав кошти", "привласнив державне майно", "сфабрикував", "злочинець", "шахрай" та ін.

4.14. В акті (довідках) контрольних заходів слід указати, які господарські і фінансові операції та документи перевірені, за який період і яким способом (вибірковим, суцільним).

4.15. В акті (довідках) контрольних заходів указуються:

• загальні дані про виконання бюджету, кошторису витрат бюджетної установи, окремих основних виробничих і фінансових показників об'єкта контролю;

• виявлені факти порушень чинного законодавства; факти неправильних розрахунків з бюджетом, незаконного, неефективного і не за цільовим призначенням витрачання готівки і матеріальних цінностей та інші порушення фінансової дисципліни, ведення бухгалтерського обліку і складання фінансової звітності;

• виявлені факти безгосподарності; недостач, безпідставного списання й привласнень готівки, цінних паперів, товарно-матеріальних цінностей, інших зловживань;

• розміри виявлених шкоди та збитків, причини їх виникнення, посади, прізвища та ініціали осіб, які їх допустили.

4.16. У міру виявлення збитків, завданих державі, керівник ревізійної групи (ревізор), не чекаючи закінчення контрольних заходів, має право усно рекомендувати керівництву об'єкта контролю, що перевіряється, невідкладно вжити заходів для їх відшкодування та запобігання їм надалі.

4.17. Матеріали кожного контрольного заходу не пізніше як через 3 робочих дні від дати підписання акта контрольного заходу або складання акта про відмову від ознайомлення з актом контрольного заходу розглядаються та приймаються від ревізорів керівником КРС або за його дорученням - одним із відповідальних працівників (головним спеціалістом тощо) сектору.

4.18. Службові особи під час розгляду матеріалів ревізії роблять свої критичні зауваження, дають рекомендації, а в разі необхідності, яка може стати внаслідок неякісного проведення ревізії та інших причин, призначають відповідно до вимог статті 4 Указу Президента України від 23.07.98 N 817 "Про деякі заходи з дерегулювання підприємницької діяльності" (із змінами) повторні контрольні заходи. Про розгляд та прийняття матеріалів контрольних заходів робиться відповідний запис особами, указаними в пункті 4.22, на останній сторінці акта (довідки) контрольного заходу або на окремому аркуші із зазначенням дати розгляду та терміну виконання рекомендацій. Після усунення недоліків, виконання рекомендацій, проведення повторного контрольного заходу переліченими службовими особами робиться остаточний висновок щодо можливості прийняття матеріалів контрольних заходів, про що робиться позначка на останній сторінці акта (довідки) - "Акт (довідку) прийнято", дата, підпис.

4.19. У тих випадках, коли вжитими в період ревізії заходами не забезпечено повне усунення виявлених ревізією порушень, ревізори готують і за підписом керівника Державної судової адміністрації України направляють керівництву перевіреного об'єкта контролю вимогу щодо усунення виявлених порушень та вжиття у встановленому чинним законодавством порядку заходів щодо повного відшкодування збитків та притягнення осіб, винних у допущених порушеннях, до дисциплінарної і матеріальної відповідальності.

4.20. У разі виявлення істотних порушень фінансової дисципліни, недостач коштів і матеріальних цінностей, інших зловживань матеріали контрольного заходу передаються правоохоронним органам, одночасно ставиться перед керівництвом перевіреного об'єкта контролю або керівництвом Державної судової адміністрації України питання про звільнення із займаних посад винних у цьому осіб.

4.21. Вилучені ревізорами документи зберігаються до закінчення контрольного заходу; після цього вони в день підписання акта контрольного заходу повертаються посадовим особам відповідного об'єкта контролю під розписку згідно з їх письмовим переліком, якщо правоохоронними органами на дату завершення контрольного заходу не прийнято рішення про вилучення цих документів.

4.22. Матеріали, які передаються у правоохоронні органи, згідно з описом повинні містити: лист (у якому повинно бути викладено, коли, ким і за який період проводились контрольні заходи, у чому полягає суть порушень, зловживань, які конкретні норми законодавства порушені, розмір заподіяних збитків, як відображено в бухгалтерському або складському обліку операції, здійснені з порушеннями, прізвища й посади винних осіб); акт контрольного заходу (перший примірник); оригінали документів або їх копії, які підтверджують факти виявлених зловживань, якщо рішення про вилучення оригіналів документів після закінчення ревізії не прийнято правоохоронними органами; інвентаризаційні описи, якими зафіксовано недостачі коштів і матеріальних цінностей; акти контрольних обмірів виконаних ремонтних і будівельних робіт, якими встановлено відхилення від актів приймання-передання їх виконання; висновки ревізорів за актом контрольного заходу, опис документів, що додаються до супровідного листа. При цьому в справах КРС повинні бути залишені: другий або третій примірник акта (довідки) контрольного заходу, копії основних документів, які це підтверджують.

4.23. У разі, якщо діями чи бездіяльністю посадових осіб державі або юридичній особі заподіяні матеріальні збитки, але їх дії в кримінальному порядку не розглядаються, належить висунути вимоги перед керівником об'єкта контролю щодо пред'явлення цивільних позовів до винних осіб.

4.24. Якщо виявлено шкоду, заподіяну працівниками перевірених об'єктів контролю внаслідок порушення покладених на них трудових обов'язків, то керівник контрольно-ревізійного сектору повинен ініціювати (у листах-вимогах за підписом керівника Державної судової адміністрації України) перед керівниками перевірених об'єктів контролю, а в необхідних випадках - у доповідних записках до керівництва Державної судової адміністрації України вимоги щодо часткового або повного покриття шкоди.

4.25. КРС Державної судової адміністрації України:

• здійснює контроль щодо усунення виявлених на перевірених об'єктах контролю недоліків та порушень, за виконанням вимог Державної судової адміністрації України, відшкодуванням збитків;

• веде облік контрольних заходів та їх результатів, складає і подає у ГоловКРУ України відповідну звітність про свою роботу за установленими формами у визначені терміни;

• систематично вивчає та узагальнює матеріали контрольних заходів і на підставі цього вносить у відповідні державні органи, у необхідних випадках, пропозиції щодо перегляду чинних законів, положень, правил, інструкцій, поліпшення системи контролю за дотриманням фінансової дисципліни, усунення причин і умов, що сприяли фінансовим правопорушенням, поліпшення стану роботи відомчого контролю.

Заступник Голови Державної судової адміністрації України

Л. Богданов